Datenschutzbestimmungen

Mit diesen Datenschutzbestimmungen informieren wir darüber, wie personenbezogene Daten vom Allgemeinen Hochschulsport der Universität Freiburg verarbeitet werden und welchen Personen diese zugänglich gemacht werden.

Diese Datenschutzbestimmungen ergänzen die Teilnahmebedingungen

1. Verarbeitung personenbezogener Daten

  • Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen des Landesdatenschutzgesetzes Baden-Württemberg.
  • Der Hochschulsport nutzt personenbezogene Daten ausschließlich, um die Teilnahme am Sportprogramm zu ermöglichen und Sportkurse zu verwalten. Ohne die Angabe der im Folgenden erläuterten Daten (siehe Abschnitt 3) ist eine Teilnahme am Hochschulsport nicht möglich.
  • Gespeicherte Daten sind nur für die Mitarbeiter des Hochschulsports zugänglich. Übungsleiter des Hochschulsports haben zur Kursorganisation eingeschränkten Zugriff auf die gespeicherten Daten. Daten, die die Zahlung von Kursgebühren per Lastschrift betreffen, werden zu diesem Zwecke der Universitäts-Kasse der Universität Freiburg zugänglich gemacht. Andere Personen oder Dritte können keine der gespeicherten Daten einsehen.

2. Begriffe dieser Datenschutzbestimmungen 

2.1 Daten

  • "Personenbezogene Daten" sind nach §3 Abs. 1 LDSG alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmbaren Person.
  • Die personenbezogenen Daten, die bei der Anmeldung für die Sportangebote eingegeben werden müssen (Pflichtfelder), werden als "Registrierungsangaben" bezeichnet (siehe 3.2).
  • Einige Angaben bei der Registrierung sind optional. Diese werden als "Freiwillige Angaben" bezeichnet (siehe 3.3).
  • Bei der Anmeldung zu einem gebührenpflichtigen Sportkurs werden "Zahlungsdaten" erfasst (siehe 3.4)

2.2 Personen und Einrichtungen

  • Der Allgemeine Hochschulsport ist eine Einrichtung der Universität Freiburg und der Pädagogischen Hochschule Freiburg; er wird in seiner Gesamtheit "Hochschulsport" genannt.
  • Hauptamtliche und studentische Mitarbeiter*innen des Hochschulsports, die für die Organisation des Sportangebots zuständig sind, werden "Mitarbeiter*innen" genannt.
  • Leiter*innen der Sportkurse, die für die fachliche und sportliche Betreuung zuständig sind, werden "Übungsleitende" genannt; sie sind auf der Hochschulsport-Homepage genannt oder können im Hochschulsport-Büro erfragt werden.
  • Benutzer*innen, die sich auf der Hochschulsport-Homepage für einen Sportkurs angemeldet haben, werden "Teilnehmende" genannt.
  • Der Lastschrifteinzug zur Zahlung von Kursgebühren wird von der Universitäts-Kasse der Universität Freiburg abgewickelt; diese wird im Folgenden "Kasse" genannt.

2.3 Sonstige Begriffe

  • Die Website, auf denen der Hochschulsport Sportangebote anbietet, wird "Hochschulsport-Homepage" genannt und ist unter http://www.hochschulsport.uni-freiburg.de erreichbar.
  • Eine persönliche Anmeldung im Büro des Hochschulsports ist nicht möglich. Das Büro des Hochschulsports wird im Folgenden "Hochschulsport-Büro" genannt.
  • Das vom Hochschulsport angebotene Programm wird in seiner Gesamtheit "Sportangebot" genannt.
  • Einzelne Dienste und Leistungen des Sportangebots werden "Sportkurs" genannt.

 

3. Welche Daten werden verarbeitet?

3.1 Personenbezogene Daten

Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Organisation des Sportangebots automatisiert verarbeitet werden, bestehen im Einzelnen aus den unter 3.2, 3.3 und 3.4 erläuterten Daten.

Teilnehmende haben das Recht, Auskunft über die von der Universität Freiburg über sie gespeicherten Daten zu erhalten und diese ggf. berichtigen zu lassen. Eine Einsicht und Bearbeitung der Daten ist auf Anfrage nur persönlich im Hochschulsport-Büro möglich.

Dabei werden alle erhobenen Daten nur für einen begrenzten Zeitraum gespeichert. Daten, die mit der Anmeldung zu einem Sportkurs bzw. der Zahlung eines Sportkurses in Verbindung gebracht werden können, werden spätestens ein Jahr nach Semesterende des jeweiligen Sportkurses derart anonymisiert, dass eine Zuordnung des Teilnehmenden nicht mehr möglich ist. Meldet sich der Teilnehmende innerhalb dieses Zeitraums zu keinem weiteren Sportkurs mehr an, werden sämtliche gespeicherten Daten dieses Teilnehmenden gelöscht.

3.2 Registrierungsangaben

Bei der Registrierung auf der Hochschulsport-Homepage werden Registrierungsangaben erfasst. Diese sind:

  • Anrede (Herr/Frau) bzw. Geschlecht
  • Vorname
  • Nachname
  • Adresse
  • Postleitzahl
  • Wohnort
  • Status (im Sinne von: Status der Hochschulangehörigkeit. Studierender, Beschäftigter)
  • Matrikelnummer (nur bei Studierenden)
  • Telefonnummer des Arbeitsplatzes (nur bei Bediensteten)

3.3 Freiwillige Angaben

 Bei der Registrierung auf der Hochschulsport-Homepage sind folgende Angaben freiwillig:

  • Telefonnummer
  • Den Sportkurs betreffende Zusatzangaben

3.4 Zahlungsdaten

Für gebührenpflichtige Sportkurse ist bei Anmeldung auf der Hochschulsport-Homepage eine Zahlung nur per Lastschrifteinzug möglich. Bei Zahlung per Lastschrifteinzug ist die Angabe folgender Daten durch den Teilnehmenden verpflichtend:

  • IBAN
  • BIC
  • Kontoinhaber

 

4. Wer kann die gespeicherten Daten einsehen?

4.1 Beschäftigte

Mitarbeiter*innen des Hochschulsports können alle personenbezogenen Daten einsehen; sie verwenden diese Daten ausschließlich zu Zwecken des Hochschulsports. 

4.2 Übungsleitende

Um Übungsleitenden eine direkte Kontaktaufnahme mit Teilnehmenden zu ermöglichen, werden die Übungsleitenden zuvor erhobene personenbezogen Daten (sofern angegeben) der angemeldeten Teilnehmenden zugänglich gemacht. Die Übungsleitenden können hierbei die folgenden Daten nur bis zum Semesterende des jeweiligen Sportkurses einsehen:

  • Anrede
  • Vorname
  • Nachname
  • Status

Bei Ausfahrten im Bereich Natursport werden den Übungsleitenden zusätzlich folgende Daten zur Verfügung gestellt:

  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer 

4.3 Kasse

Mit der Anmeldung bei einem Sportkurs des Hochschulsports Freiburg wird dem Hochschulsport ein fortlaufendes SEPA-Lastschriftmandat erteilt, welches die Legitimation für den Einzug anfallender Kurs-, Verwaltungs- und Stornogebühren ist.

Gläubiger-ID: DE47AHS00000120082

Die Zahlung per Lastschrifteinzug wird von der Kasse abgewickelt. Um die Zahlung per Lastschrifteinzug durchzuführen, werden hierfür die folgenden zuvor erhobenen Daten der Teilnehmenden an die Kasse übermittelt:

  • Name
  • Vorname
  • Kontonummer
  • Kontoinhaber
  • Bankleitzahl
  • Anmeldedatum
  • Zahlungsbetrag
  • gebuchte Leistung (Sportkurs)

Kommt es zu einer Rücklastschrift, die der Teilnehmende zu verantworten hat (d.h. der Lastschrifteinzug konnte wegen einer offensichtlich falschen Angabe des Teilnehmenden, z.B. nicht existierende Kontonummer, nicht abgewickelt werden), erhält der Teilnehmende eine Rechnung über den Zahlungsbeitrag zuzüglich der von der Bank verlangten Gebühr. 

 

5. Änderungen der Datenschutzbestimmungen

 

 

Der Hochschulsport behält sich vor, diese Datenschutzbestimmungen zu ändern, wenn Änderungen aufgrund von technischen Neuerungen, nachträglich erkannter Regelungslücken oder im Hinblick auf neue vom Hochschulsport bereitgestellte Dienste erforderlich werden. Der Hochschulsport wird die aktuelle Fassung dieser Datenschutzbestimmungen auf der Hochschulsport-Homepage veröffentlichen.

 

Freiburg, den 01.01.2024